仕事をしていると、自分だけでは完結できない仕事がたくさんあります。
他部署に確認をお願いしたり、他拠点に調整を依頼したり、取引先に対応をお願いしたり。
そんなときに必要になるのがメールです。
僕は新入社員の頃、この「お願いするメール」が苦手でした。
相手も忙しいだろうし、面倒な仕事を頼んで嫌な顔をされたらどうしようと思っていたからです。
ですが、ある日上司から
「君ってメール上手いよね」
と言われました。
自分では特別なことをしているつもりはありませんでしたが、振り返ってみると、メールを書くときに意識していることがありました。
この記事では、実際にあったシステム導入プロジェクトの話を交えながら、僕がメールで仕事をお願いするときに意識していることを紹介します。
実は僕自身、新入社員の頃はメールを送ること自体が苦手でした。
「こんな内容で大丈夫かな？」「失礼じゃないかな？」と悩んでいた時期もあります。
その頃に意識するようになったことは、こちらの記事でまとめています。
→ メールを送るのが怖い新入社員へ。まずは3つだけ書こう
目次
僕がメールで意識している3つのこと
特別なテクニックではありません。
仕事を整理して、相手が判断しやすい状態を作ることを意識しているだけです。
ちなみに、こういったメールを書く前には一度ノートに状況を整理しています。
現状、課題、相手にお願いしたいことを書き出してからメールを書くと、自分の考えもまとまりやすくなります。僕が普段使っているノートの使い方については、こちらの記事で紹介しています。
→ 仕事のメモはA4ノートがおすすめ【見開きで使うと世界が変わる】
まず事実を書く
僕は最初に事実を書きます。
感情ではなく事実です。
例えば、
- 納期
- 数量
- 日付
- 現在の状況
などです。
「困っています」
ではなく、
「〇月〇日が納期です」
と書きます。
感情より事実の方が誤解が少なく、相手も判断しやすくなります。
相手を否定しない
次に意識しているのが、相手の意見を否定しないことです。
自分と違う考え方だったとしても、
「それは違います」
とは書きません。
まずは、
「その方針でも構いません」
「その判断であれば従います」
と受け止めます。
もちろん何でも受け入れるわけではありません。
ただ、相手を否定するところから会話を始める必要はないと思っています。
やってほしいことを書く
最後に、
「何をしてほしいのか」
を明確に書きます。
メールを受け取った相手が、
「結局どうすればいいの？」
となるのが一番よくありません。
相手にやってほしいことを具体的に書きます。
実際にあった「とあるシステム」導入の話
ここからは、実際に僕が経験した話です。
この出来事が、僕のメールの考え方を説明するのに一番わかりやすいと思います。
もともとは拠点ごとに導入する予定だった
以前、会社でとあるシステムを導入するプロジェクトがありました。
複数の拠点へ順番に導入していく計画です。
仮に拠点A、拠点B、拠点C、拠点Dとします。
最初は拠点ごとに導入する予定でした。
実際にAとBには、それぞれ少しずつ仕様の異なるシステムが導入されていました。
僕は拠点Cの担当でした。
拠点Dから「一緒に進めませんか？」と提案があった
ある日、拠点Dの担当者から僕の上司へ連絡がありました。
内容は、
「拠点Cと拠点Dをまとめて導入した方が効率が良いのではないか」
という提案です。
確かに合理的な話でした。
- 打ち合わせ回数を減らせる
- システム会社の工数も減る
- コストも下げられる
そんなメリットがありました。
僕たちも、
「それなら一緒に進めましょう」
ということになりました。
最初は順調だった
当初は順調でした。
お互いの運用方法を確認しながら、
「ここは共通化できそうですね」
「ここは別仕様にしましょう」
という話をしていました。
拠点Dとも良好な関係で進んでいました。
だんだん納期が厳しくなってきた
ところが途中から状況が変わります。
本来なら拠点Cだけで決めればよかったことも、拠点Dとの調整が必要になりました。
すると、
- 打ち合わせが増える
- 決めることが増える
- 意思決定に時間がかかる
ようになります。
一方で、当初の納期は変わりません。
僕のいる拠点Cでは、すでに発注できる状態になっていました。
しかし、調整待ちで進められない状況になっていたのです。
僕が送ったメールの解説
この状況で僕が送ったメールは、長文でもなければ特別な表現を使ったものでもありません。
先ほど紹介した「事実を書く」「相手を否定しない」「やってほしいことを書く」をそのまま実践しただけです。
まず事実を書いた
最初に書いたのは事実です。
- 当初の納期が近づいていること
- 拠点Cは発注可能な状態であること
を書きました。
感情論は入れていません。
相手の考え方も尊重した
次に、
「もし本社との調整が終わっていて、納期が遅れても問題ないのであれば、その方針に従います」
という内容を書きました。
僕は拠点Dの提案に反対していたわけではありません。
むしろ最初は賛成していました。
だから、
「あなたたちが悪い」
という話にはしたくありませんでした。
やってほしいことを書いた
その上で、
- 本社との調整
- システム会社との詳細打ち合わせ
をお願いしました。
つまり、
「その方針で進めるなら、その調整もお願いします」
ということです。
仕事を押し付けているわけではない
タイトルだけを見ると、相手に仕事を押し付けるテクニックのように見えるかもしれません。
ですが、僕が意識しているのはその逆です。
仕事を押し付けるのではなく、誰が何を担当するのかを整理することが目的です。
僕がやったのは、
責任の所在を整理しただけです。
- 判断できる人が判断する。
- 調整できる人が調整する。
- 実行できる人が実行する。
これだけです。
JTCでは「誰が判断するか」が大切
JTCで仕事をしていると、仕事そのものよりも「誰が判断するか」が重要になる場面があります。
だからこそ、メールでも判断者を明確にすることが大切だと思っています。
「どうしましょう？」で終わってはいけない
JTCで仕事をしていると、
「どうしましょう？」
だけで終わるメールをよく見ます。
ですが、それでは仕事は進みません。
大切なのは、
- 現状を整理する
- 選択肢を示す
- 誰が判断するかを明確にする
ことだと思っています。
メールは文章力の勝負ではありません。
仕事を前に進めるための整理力だと思っています。
会議でも同じです。
誰が何をやるのかを明確にしないと、結局仕事は前に進みません。
僕が議事録を書くときに意識していることは、こちらの記事でまとめています。
→ 議事録に悩むJTC新入社員へ。まずはこの5つを書こう
まとめ：JTCでメールをするときに意識する3つのこと
ここまで書いてきた内容をまとめると、僕がメールを書くときに意識していることはとてもシンプルです。
僕がメールを書くときに意識しているのは次の3つです。
- 事実を書く
- 相手を否定しない
- やってほしいことを書く
仕事を押し付けるためではなく、責任と役割を整理するためにメールを使う。
これが僕なりの考え方です。
このブログでは、高専卒でJTC子会社に勤務している僕が、
- 仕事の進め方
- 転職
- 資格勉強
- お金のこと
などを実体験ベースで発信しています。
興味があればプロフィール記事も読んでみてください。