新入社員の頃、僕はメールを送るのが苦手でした。
「敬語を間違えたらどうしよう」
「失礼な文章になっていないかな」
「こんな内容で送って大丈夫かな」
そう考えてしまい、送信ボタンを押すまでに何十分もかかることもありました。
現在は、素材メーカー系JTCグループ会社で品質管理や開発、高専リクルーターなどの仕事をしています。詳しい経歴は以下にまとめています。
>>【高専卒の技術系会社員が、このブログを書いている理由】
社内外を問わずメールを使う機会がありますが、今はメールを書くことにほとんど苦手意識はありません。
なぜ怖くなくなったのか。
理由はシンプルで、メールは「文章を書くもの」ではなく「情報を伝えるもの」だと気付いたからです。
この記事では、僕がメールを怖くなくした考え方を紹介します。
目次
新入社員の頃、メールを送るのが怖かった
新入社員の頃、メールを書くのも苦手だったし、送信ボタンをなかなか押せずにいました。
何を書けばいいかわからなかった
学生時代は友達とのLINEくらいしか使っていませんでした。
会社に入ると突然、
「取引先にメールしておいて」
「この件まとめて送っておいて」
と言われます。
しかし、何を書けばいいのかわかりません。
敬語を間違えたら怒られると思っていた
特に怖かったのは敬語です。
「お世話になっております」
「よろしくお願いいたします」
どれが正しいのか分からず、ネットで何度も調べていました。
送信ボタンを押すのが怖かった
何度も読み返して、
「変じゃないかな？」
と悩み続けていました。
今思えば、メールそのものではなく、
怒られることを怖がっていた
のだと思います。
メールを送るのが怖かった僕が気づいた「3つの要素」
新入社員の頃の僕は、メールを書くことを難しく考えすぎていました。しかし、実際に仕事をしていて気づいたのは、メールに必要な要素は意外と少ないということです。僕は現在でも、基本的に次の3つだけを意識しています。
①メールで最初に書くべき「私は誰か」
まずは所属と名前です。
例：
〇〇課の（名前）です。
これだけで十分です。
②メールで一番大切な「要件」
これがメールの本体です。
例：
試験結果を送付します。
確認をお願いします。
○○について相談があります。
③最後は簡単なお礼だけで十分
最後に一言添えます。
ご確認よろしくお願いいたします。
これでメールとして成立します。
伝わりにくい時だけ条件や背景を書く
メールの基本はシンプルですが、それだけでは伝わりにくい場合もあります。そんな時に僕が追加しているのが「条件」や「背景」です。
僕がメールを書く時に意識しているのは、
- 「事実」
- 「条件」
- 「要望」
の3つです。
事実を書く
数字を書くと伝わりやすくなります。
例えば、
× 多いです
ではなく、
○ 5月の不良件数は12件でした
の方が伝わります。
条件を書く
例えば、
「今月は対応できません」
だけだと理由が分かりません。
「7月までは別案件対応のため対応できません」
と書く方が親切です。
要望を書く
最後に相手に何をしてほしいのかを書きます。
- 確認してほしい
- 返信してほしい
- 資料を送ってほしい
などです。
メールは完璧を目指さなくていい
メールが怖い人の多くは、間違ったメールを送ることを恐れています。
実は、僕もそうでした。
しかし、仕事を続ける中で考え方が変わりました。でも実際は違います。
大事なのは伝わること
仕事のメールは小説ではありません。
読みやすくて伝われば十分です。
上司も意外とそこまで見ていない
もちろん失礼な表現は良くありません。
でも、
「お世話になります」
「お世話になっております」
の違いで怒る人はほとんどいません。
それより、
何を言いたいのか
が重要です。
まずはメールを送ること
送らないことが一番問題です。
多少不格好でも送れば仕事は進みます。
完璧なメールは一生書けない。
実はこの考え方は社会人になってから身についたものではありません。
高専1年生の頃、欠点を取って留年しかけた経験があります。
その時に「完璧主義をやめる」という考え方にたどり着きました。
詳しくはこちらの記事で書いています。
僕が今でもメールを書くときに意識している3つのこと
今でも意識しているのは次の3つだけです。
- 事実を書く
- 条件を書く
- 要望を書く
そして、
100点のメールを1通送るより、70点のメールを早く送る
ことを意識しています。
完璧主義は捨てよう
この考え方は、高専時代に留年しかけた経験から身につきました。
僕は高専時代、留年しかけるほど勉強についていけませんでした。
当時は「100点を取らなければならない」と思い込んでいましたが、その考え方をやめてから少し楽になりました。
今でも仕事では「100点を1回取るより、70点を継続する方が大切」だと思っています。
まとめ：メールが怖い新入社員へ
メールを送るのが怖い新入社員へ伝えたいことがあります。
メールは文章力の勝負ではありません。
情報を伝えるための道具です。
まずは、
- 私は誰か
- 何を伝えたいか
- よろしくお願いします
この3つだけ書いて送ってみてください。
完璧なメールを書く必要はありません。
仕事は、70点を積み重ねる方がうまくいくと僕は思っています。
僕は高専時代に留年しかけた経験から、「100点を1回取るより70点を続ける方が大切」だと考えるようになりました。
仕事もメールも同じです。
まずは70点でいいので送ってみる。
それができるようになると、少しずつ仕事も楽になると思います。
僕がなぜ「100点より70点の継続」を大切にしているのかは、プロフィール記事にもまとめています。
→ 高専卒の技術系会社員が、このブログを書いている理由