新入社員の頃、僕は議事録を書くのが苦手でした。
会議の内容についていけない。
何をメモすればいいかわからない。
気付けばノートを取ることに必死になっていて、肝心の会議の内容が頭に入っていませんでした。
今でも議事録は得意ではありません。
ですが、品質管理や開発の仕事をしながら、さまざまな会議に参加する中で「最低限これだけ押さえておけば大丈夫」というポイントが見えてきました。
この記事では、JTC子会社で働く僕が実際にやっている議事録の考え方を紹介します。
新入社員の頃は議事録だけでなく、メールを送ることも苦手でした。今振り返ると、どちらも完璧を目指しすぎていたのだと思います。
>>メールを送るのが怖い新入社員へ。JTC子会社で働く僕がメールを怖くなくした方法
目次
なぜ議事録を書くのが難しいのか
議事録が難しい理由は、単純にメモを取るのが難しいからではありません。
会議そのものについていけないからです。
特に新入社員の頃は、
- 社内用語
- 業界用語
- 専門用語
- 横文字
が大量に飛び交います。
例えば、
- アジェンダ
- コンセンサス
- リスケ
などの横文字は調べれば出てきます。
しかし、本当に厄介なのは会社独自の言葉です。
- 「〇〇案件」
- 「例の件」
- 「○○向け品」
- 「Aライン」
みたいな、その会社にいないと意味がわからない言葉があります。
こういう言葉は調べても出てきません。
僕はわからなかったら素直に上司へ聞くようにしています。
その方が早いし、間違った理解のまま仕事を進めるリスクも減ります。
議事録に完璧さは必要ない
新入社員の頃は、
「完璧な議事録を書かなければいけない」
と思っていました。
でも実際は違います。
議事録は確定するまでは、後から修正できます。
僕はある程度まとまったら、
「確認お願いします」
と送ってしまいます。
すると、
- 認識違い
- 抜け漏れ
- 表現の修正
を教えてもらえます。
大切なのは100点を目指すことではありません。
自分の手元からできるだけ早く出すことです。
議事録を抱え込んで悩むより、早く共有して修正してもらう方が効率的です。
会議メモは文章ではなく絵で書こう
僕は会議中、できるだけ文章を書きません。
代わりに関係性を書きます。
例えば、
Aさん
↓
報告書を作成（月末まで）
↓
結果をもとに会議開催
こんな感じです。
- 誰が、
- 何をして、
- その結果どうなるのか。
自分が後で見返したときに理解できれば十分です。
矢印でもいいですし、四角で囲ってもいいです。
議事録用のメモは、自分だけが読めれば問題ありません。
むしろ綺麗な文章を書くことよりも、関係性や流れがわかることの方が大切です。
僕の場合、会議中のメモは文章よりも図や矢印を使うことが多いです。
誰が担当なのか、どんな流れで仕事が進むのかを整理しておくと、後で議事録を書くのが楽になります。そのためにA4ノートを見開きで使っています。
詳しくはこちらの記事で紹介しています。→会社ではA4ノートを使おう
議事録が苦手なら、まずは5つだけ書こう
議事録に何を書けばいいかわからない人は、まず次の5つだけ押さえてください。
日時
会議がいつ開催されたのかを書きます。
当たり前に見えますが、後から議事録を見返したときに意外と重要です。
特に、
- 定例会議
- 品質会議
- 開発会議
のように似た会議が何度も開催される場合は、日時がないと区別がつきません。
会議名だけでなく日時も必ず残しておきましょう。
参加者
誰が参加したのかを書きます。
議事録は後から見返すことが多いので、
「この話を聞いていた人は誰か」
を確認できるようにしておくと便利です。
と同時に、「そんなこと聞いてないよ」を防止することもできます。
また、会議に参加していない人へ共有するときにも役立ちます。
決まったこと
会議で決まったことを書きます。
実は議事録の中で一番重要な部分です。
議論の内容を細かく書くよりも、
「結局何が決まったのか」
がわかるようにまとめましょう。
決まらなかったこと
保留になった内容も残しておきます。
会議では何でも決まるわけではありません。
- データ不足
- 上司確認待ち
- 客先確認待ち
などの理由で持ち越しになることもあります。
次回の会議で何を確認すればいいのかがわかるようになります。
偉い人のコメント
部長や課長など、意思決定権を持つ人のコメントは残しておくことをおすすめします。
会議中は軽く聞こえても、
後から
「部長はこう言っていたよね」
となることがあります。
特にJTCでは、このコメントが後々の方向性を決めることもあるので記録しておくと安心です。
一番大切なのは「誰が・いつ・何をやるか」
議事録で一番大切なのはここです。
- 誰が
- いつまでに
- 何をやるのか
これを書き残すことです。
例えば、
品質保証課のAさんが
↓
6月30日までに
↓
試験成績表を作成する
このような内容です。
これが明確になっているだけで、会議の価値は大きく上がります。
議事録は担当者と納期を決めるためのもの
少し言い方は悪いですが、
議事録に名前を書かれると呪いにかかります。
担当者になるからです。
議事録に、
「Aさんが対応する」
と書かれた瞬間、その仕事はAさんの仕事になります。
議事録には名前・やること・いつまでを必ず書く
だからこそ、
誰が・いつまでに・何をするのか
を正確に書くことが重要です。
議事録は単なる記録ではなく、担当を明確にするための文書でもあります。
ただし、担当者を決めるだけでは仕事は進みません。
実際に他部署や他拠点へ依頼するときには、メールで状況や依頼内容を整理して伝える必要があります。僕が仕事をお願いするときに意識していることは、こちらの記事でまとめました。
→ めんどくさい仕事をお願いするメールが上手いと言われた話
議事録の正解は上司に聞こう
実は議事録には絶対の正解がありません。
会社によって文化が違います。
上司によっても違います。
細かく書く人もいれば、箇条書きだけの人もいます。
だから最初は上司の議事録を真似しましょう。
そして、
「この書き方で大丈夫ですか？」
と確認してみましょう。
それが一番早いです。
まとめ：議事録は完璧でなくてもいい
議事録は最初から上手く書けるものではありません。
僕も新入社員の頃は苦手でした。
ですが、
- わからない言葉はすぐ聞く
- 完璧を目指さない
- 絵や矢印でメモを取る
- 誰が・いつ・何をやるかを書く
- 上司の書き方を真似する
これだけ意識すれば十分です。
100点の議事録を1回作るより、70点の議事録を早く出す方が仕事は進みます。
こうした考え方は、僕自身が高専卒の技術系会社員として働く中で身につけたものです。詳しい経歴や、このブログを書いている理由はプロフィール記事にまとめています。
→ 高専卒の技術系会社員が、このブログを書いている理由